DOCUMENTO DE ORGANIZACION DEL GRUPO OPERATIVO.

Por Yacine Khelladi FUNREDES
version 1 Junio 1995
version 2 Septiembre 1995

Este documento refiere a	la organizacion del	trabajo
contemplado en los convenios	REDID / FUNREDES de Mayo	1995

0 Composicion:

El Grupo Operativo REDID se compone de:

- responsable del GO
- postmaster / coordinador del GO - uno o mas operador(es)

1 EL COORDINADOR DEL GRUPO OPERATIVO:

1.1 SOPORTE A USUARIO E INSTALACION

• RECIBIR DEMANDAS :
  • de instalacion: del responsable de GO o directamente del CD de REDID
    
  • de soporte usuario: . bajar diariamente llamadas de comtel 5410000

    clave 380
           .    leer     las   solicitudes   recibidas    por
    [email protected] varias veces    al dia
    
-  REGISTRAR  SISTEMATICAMENTE LAS DEMANDAS  EN  LA  BASE  DE
DATOS

ver anexo sistematizacion, y nomenclatura base de

• PROCESAR LA DEMANDA A TRAVeS DE LA MATRIZ DE AFECTACION Y

ver tabla de afectacion soporte a usuario

• CONTROL DE TAREAS PENDIENTES RECIBIR INFORME DEL OPERADOR, REGISTRO EN BD y EN FOLDER USUARIO

• ELABORAR INFORME SEMANAL a partir de la base de datos: con acciones realizadas y pendientes.

  
  

• CHEQUEO RUTINARIO DIARIO
  • mandar mensaje de rebote (a direccion falsa en upr2!) diario,
    
  • finger UPR en caso de problema
  • estar en permanecia a alerto si la maquina se tranquea, si no llega correo de fuera etc.

• DIAGNOSTICAR PROBLEMA,

• ACCION: Decidir accion tipo (llamada a UPR, a Codetel etc.) Puede necesitar accion del un operador (visitas...), actuar

• AVISAR MEMBRESIA mandar nota a todos los usuarios si no hay conexion internacional, si se perdieron correos, etc.

DEAD LETTER:	Recibir (pedir) a la contraparte en CODETEL
el archivo	"dead letter" chequear lo que contiene y
reenviarlo a	quien se debe

BUSCAR Y MANTENER :

• REGISTRAR TODO LAS OPERACIONES
  • sistematicamente en la base de datos (BD) refiriendose a la nomenclatura establecida y lista de acronimos instituciones de la base de datos (ver nomenclatura en anexo)

• PROCESAR logs informes diarios o periodicos, registrar

• MANTENER AL DIA:

2 archivo electronico postmaster con:

2.1 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE SOPORTE O INSTALACION:

• pedido instalacion: establecer contacto cuestionario tecnico previo

pedir casillero a Codetel

pedir cita instalacion
instalar y dar curso (ver documento
guia de instalacion)
activar instalar usuarios transitorios
(pedidos)

-soporte tecnico llamar a usuario
llamar a Codetel por causa soporte
visitas a usuarios

- mantenimiento: visitas / llamadas a Codetel
otras acciones

             si  hay  problema con algunos  de  los  equipos,
reportar,                       diagnosticar   si    posible,
consultar responsable del GO
               Mantenimiento    rutinario    de    impresoras
computadoras
            Backup del los datos

para el grupo operativo FUNREDES / REDID

1 Objetivos de la sistematizacion:

• organizar y sistematizar el trabajo de apoyo tecnico
• el control y seguimiento de las tareas
• control gerencial de la operacion tecnica de la red

• trabajo sistematizado a la ayuda de registros de

3 Objetivo de los logs:

• control y seguimiento tares
• conocimiento de costos:
• facturacion del servicio

4.1 Donde se registra:

• Se establece una nomenclatura que comprende varios tipos de accion en cada aspecto de la operacion (instalacion, mantenimiento, soporte y socializacion). A cada uno corresponde un registro especifico (ver nomenclatura base de datos)
  
• para cada usuario hay un folder (con una informacion consolidada resultado de la operacion de cobro de cuotas)
• cada agente operativo reporta cada dia sus entradas / log: operacion / usuario / actividades realizadas (con fecha, duracion, costos, direccion electronica etc.) . Tambien mantiene registro de sus pendientes.

  
  

A - INSTALACION:

A1

El GO (grupo operativo) recibe del CONSEJO DIRECTIVO pedido:

• se registra pedido en log instalacion,
• se abre folder usuario, con los datos disponibles
• se realiza con el miembro un cuestionario tecnico
• se registra en folder usuario y en log instalacion
• se chequea los requisitos ambiente tecnico
• se pide a CODETEL la apertura de la cuenta, por correo

A2 segun evaluacion del cuestionario:

A2.1 se toma una cita, se registra en log instalacion y
usuario. Hay que precisar al miembro que se requiere tres
horas para la instalacion y el adiestramiento inicial del (o
de los) usuario . Se prepara un diskettes de instalacion
formato correspondiente a los equipos miembro.

A2..2 se requiere del miembro las modificacion de su
entorno tecnico o compras de material (registra en 2 logs) y
se requiere del miembro avisar tan pronto este listo.

A2.3 instalacion:

B - Soporte tecnico a usuario:

Los pedidos llegan por correo Redid!postmast@REDID o por telefono:	electronico	a
- se registra todo (pedido accion resultado y datos
miembro y ejecutante) doblemente en un log	soporte tecnico	y
se archiva en el folder usuaria una copia la accion	del informe/log	de

- se da la asistencia por tel. o

• se toma cita y se programa un desplazamiento.
• se informa al miembro que se vera facturado la

C- Mantenimiento Operativo de la RED:

• todos los dias, se envia un mensaje de rebote a UPR o por otras via a determinar, y se diagnostica el estado de la comunicacion internacional. se registra en log mantenimiento
• en caso de problemas se registran y diagnostican , chequea

soluciones y actua

llamada Codetel, llamada a Puerto Rico, etc..

• en caso de problema tecnico grave se reporta al responsable y este al CONSEJO DIRECTIVO
  
• operaciones especiales: seguimiento a entorno en Codetel,
• para toda operacion que necesite mas de 16 horas de labor, se informa y espera autorizacion del CONSEJO DIRECTIVO de REDID.
  
• Todo (las llamadas telefonicas, las reuniones, ...) se

D Relaciones Socializacion:

• se mantiene al dia varios archivos, (brochure REDID, Lista de usuarios, comunicaciones del CD, documentos de ayuda, manual y asistencia MULBRI, etc.)
• se registra en el LOG socializacion todas las actividades con fecha , accion efectuada a quien etc..

  
  

• Cada gasto administrativo ide[endiente de una accion se registra por separado en la BD
• En cada log por tipo de actividad se registran tambien los

Materiales a disposicion del GO:

• asignadas: 1 micro computadora, con su modem, una impresora portatil
  
• materiales de oficina
• facilidades de Centro de Recursos FUNREDES (computadora para postmaster, fotocopia, fax, telefono, etc.)

  
  
  

NOMENCLATURA PARA LA BASE DE DATOS REDIDLOG

Campos:

1 FECHA :	Indica la fecha de la accion
2 Hora Inicio	: Hora en que se inicio el servicio
3 Hora final	: Hora en que se termino el servicio

4 Tipo de Operacion :

INSTALACION

ISI SOLICITUD DE INSTALACION

IEQ ENVIO CUESTIONARIO TECNICO IDC SOLICITUD DE CASILLERO A CODETEL ISQ SEGUIMIENTO CODETEL ICI PEDIDO CITA PARA INSTALACION III INSTALACION
IRI REINSTALACION

ADP DEMANDA PENDIENTE

AVE ASESORIA EXTERNA ATE ASESORIA TELEFONICA ACE ASESORIA POR CORREO-E

MDP REGISTRO PROBLEMAS PENDIENTES

MTE ACCION TELEFONICA MCE ACCION CORREO ELECTRONICA MVE ACCION VISITA EXTERNA

SDP REGISTRO DEMANDAS PENDIENTES

SCE RESPUESTA ELECTRONICA STE RESPUESTA TELEFONICA SCD CONFECCION DOCUMENTOS

DIRECCION : DIRECCION DE LA EMPRESA

INSTITUCION :	ENTRAR EL ACRONIMO DE LA INSTITUCION
NOMBRE : INSTITUCION	PERSONA CON LA QUE SE TRATO DENTRO DE LA
ASUNTO : OPERACION	DESCRIPCION MAS DETALLADA DEL TIPO DE
COMENTARIO :	TODOS LOS DATOS ADICIONALES
OPERADOR :	CO ( CORONADO) CM (CESAR MAYERS) YK (YACINE KHELLADI)
COSTO :	COSTO DE LA OPERACION

DESCRIPCION