Santo Domingo el 17 de Diciembre 1995

A: Sr. Miguel Ceara, Presidente REDIID Sra. y Res del Consejo Directivo de REDID

Asunto: Balance financiero en la relacion FUNREDES y REDID.

Para analizar las relaciones financiaras entre REDID y FUNREDES es apropiado distinguir cinco tipos de flujos posibles, en funcion de las distintas actividades/tareas:

1-Tarea de asesoria: No hay flujo financiero de ninguna indole. Se trata de un convenio ad-honorem y se ha respetado escrupulosamente esta norma. Al contrario, las acciones de FUNREDES frente a terceros han consistido principalmente a hacer beneficiar REDID, ademas de su saber-hacer, de entradas de fondos indirectas, como contraparte de entrega de saber-hacer a terceros (ejemplo el mas tipico: salario de la coordinadora y secretaria REDID por parte de AACR).

2-Tarea de cobro de cuotas: FUNREDES financio sus costos directos facturando 15% del monto de las cuotas recaudas. Este porcentaje estaba supuesto cubrir los gastos de personal administrativo y de supervision. De hecho, el analisis a demostrado que este porcentaje permitio cubrir los costos directos (y por esta razon FUNREDES no facturo como operacion especial la gestion del cuestionario, como lo tenia previsto el convenio en el punto 9).

Esta tarea esta terminada (ver informe final aparte).

3-Tarea de operacion no rutinaria: FUNREDES financia sus costos directos cobrando el tiempo de sus ejecutivos al prorrata de sus salarios. Estas prestaciones no comportan riesgos de errores dado el metodo. Se ha tratado de seguir el concepto de cobro por costo directo de manera muy estricta para que FUNREDES no salga deficitaria: asi es que el tiempo para la arquitectura de las operaciones o reuniones de coordinacion para la operacion han sido contabilizados (pero no asi, por supuesto, los tiempos de asesoria para conceptualizar la estrategia conduciendo a esas tareas). Las operaciones no rutinarias, efectuadas hasta la fecha, han sido las siguientes:

Existe una operacion en curso de ejecucion ligada al convenio PRONATURA, la cual no ha sido aun formalmente avalada por parte de REDID. La propuesta esta descrita en un documento aparte.

4-Tarea de operacion rutinaria: FUNREDES financia sus costos directos (tiempo de sus ejecutivos) a partir de un metodo de calculo previsional para reflejar los costos directos. El flujo es mas complejo en la medida que la ecuacion incluye avances de fondos de FUNREDES a REDID, ligados a la operacion:

La evaluacion demuestra una fuerte subestimacion de los tiempos de operacion y entonces, una perdida para FUNREDES del orden de 120% de los montos facturados por tiempo de sus ejecutivos. Sin embargo, el metodo de facturacion resiste la analisis, al igual que el monto del costo horario computado, siempre que se aporta las correcciones debidas en los parametros de tiempo. Aqui cave senalar que las proximas facturas de FUNREDES reflejaran esas correcciones.

5-Prestamos de tesoreria, no previstos, efectuados por FUNREDES a REDID para evitarle situacion de no pago a empleados/pasantes. Desafortunadamente, estas situaciones han sido frecuentes, y han ocasionado momentos muy dificiles para la tesoreria de FUNREDES.

Extrapolando hasta el final del ano los elementos que tenemos, el cuadro global seria aproximadamente el siguiente, para 7 meses de operacion (de junio a diciembre):

ANALISIS GLOBAL DE FLUJOS FINANCIEROS

    US$
INGRESOS AVANCES
ASESORIA 0 0
COBRO DE CUOTAS 700 0
NO RUTINARIOS HONORARIOS 2300 (n1)
NO RUTINARIOS AVANCES   300 (n2)
RUTINARIOS HONORARIOS 4000  
RUTINARIOS AVANCES   3600
PRESTAMOS A REDID   2400
TOTAL 7000 6300
TOTAL/MES 1000 850 

N1:  Esta cifra no incluye las tareas ligadas al convenio
PRONATURA (serian unos 1400$).
N2: 4000 pesos de pago de los pasantes Coronado y Mayers
N3: El pago de las facturas tiene un atraso promedio de 3
meses (incluyendo los avances). La situacion de pago  es,
antes  de  facturar el  mes de noviembre,  de  una  deuda
global de 21,000 pesos.

Todos los detalles referidos estan consignados en anexo.

Sin otro particular, les saluda, atentamente

Daniel Pimienta Director

ANEXOS:

  1. Revision del metodo de calculo.
  2. Revision del costo horario.
  3. Calculo de los costos reales vs facturados.
  4. Resumen de facturacion efectuadas.

I- Revision del metodo de calculo

Referencia: Convenio #1 de Operacion de REDID de Junio 1995

El analisis demuestra que si bien el metodo era valido, FUNREDES subestimo los tiempos de preparacion y seguimiento de las operaciones rutinarias.

En el punto 1 del documento anexo tienen la base conceptual y matematica del calculo que se habia formulando anteriormente a la aplicacion del dicho convenio. El punto 2 del anexo compara el calculo del costo hecho sobre la base de la observacion de la dedicacion real, al promedio facturado.

La conclusion que se evidencia es que FUNREDES a facturado a REDID un promedio mensual de US$ 635,00 menos que los costos reales, o sea US$ 2540 entre Julio y Octubre 1995 . (Les anexamos un calculo detallado de las facturaciones por concepto, y el calculo que nos lleva a esta conclusion).

Estos costos no detectados corresponden a varios conceptos que no fueron contabilizados de manera sistematica: el tiempo de transporte para las visitas, el tiempo de preparacion anterior y de registro/sistematizacion posterior a las intervenciones externas, las reuniones de coordinacion del grupo, las reuniones internas de las instituciones FUNREDES y REDID, la auto-formacion continua y la gestion de personal.

La nueva ecuacion que hemos calculado con la preocupacion de reflejar de la manera la mas precisa posible los costos de FUNREDES en la ejecucion del convenio #1 de operacion es la siguiente.

NUEVA ECUACION CALCULO COSTOS OPERACION RUTINARIA:

  1. Variables: 

    Cf  = Costo fijo, corresponde a los conceptos mencionados
(mantenimiento    entorno    general    e    informatico,
coordinacion   grupo,   integracion  en  la  institucion,
gestion personal,  formacion continua, etc.)

    
Chr  =   Costo Horario de 150 pesos costo calculado segun la ecuacion en anexo
TI: tiempo de intervencion
TT: tiempo de transporte
TS:   tiempo   de   sistematizacion   (logeo   registros, elaboracion   informes  internos
y  externos,   archivo, mantenimiento  listas  de usuarios,  control  pendientes,
facturaciones, etc.)
Adm:Costos    administrativos:     telefonos,    material gastable, transporte, mantenimiento
equipos
  2. Ecuacion: Costo total= Cf + Chr ( TI + TT + TS) + Adm

  3. Valor estimado de algunas variables:

    Hemos evaluado el tiempo correspondiente a Cf a seis dias mensuales o 48 horas, entonces: Cf = 48 Chr El tiempo promedio de transporte (TT) por intervencion es de una hora: TT=1

    El tiempo promedio de sistematizacion (global) de dos horas: TS= 2

II REVISION DEL COSTO HORARIO

1 EL CALCULO ORIGINAL CONTEMPLABA LO SIGUIENTE:

FUNCION SALARIO MENSUAL COEFICIENTE
EN DE BASE DE
FUNREDES US$ DEDICACION
Responsable 4000 A=1/5
Jefe proyecto 1000 B=1/2
Tecnico del proyecto 500 C=1
Personal apoyo 300 D=1/2
Bm$= 4000xA + 1000xB + 500xC + 300xD
Bm$= 800 + US$ 500 + 500 + 150 = 1950
Horas de trabajo en un mes 22 x 8 = 176  
Base horario en pesos :  
Bhp= (1950/176)* 13 = 144 pesos, rondado a 150 pesos.
PREVISION del costo horario (variable Chr) PARA 1996

Hipotesis:

FUNCION SALARIO MENSUAL COEFICIENTE
EN DE BASE DE
FUNREDES US$ DEDICACION
Responsable 4000 A=1/12
Jefe proyecto 1200 B=1/2
Tecnico del proyecto 880 C=1
Personal apoyo 300 D=1/10

TOTAL 335+ 600+ 880+ 30 = US$ 1845 = RD$ 25092
Con 176 horas por mes: 25092/176 = 142.5 Redondeado a
150 RD$/hora/$              
Conclusion: Hay un balanceo entre los cambios de la
ecuacion, no hay cambio de tarifa por hora (pero si un
aumento estructural de los tiempos de intervervencion por operacion)

III CALCULO DE LOS COSTOS REALES vs FACTURADOS.

LAS DEDICACIONES DE TIEMPO OBSERVADAS HAN SIDO DE:

FUNCION SALARIO MENSUAL COEFICIENTE
EN DE BASE DE
FUNREDES US$ DEDICACION
Responsable 4000 A=1/9
Jefe proyecto 1000 B=1/2
Tecnico del proyecto 450 C=1
Personal apoyo 300 D=1/10
Dedicacion real: 445+ 500+450+ 30= US$ 1425
Costos administrativos (tel, taxi, mat. gastable) US$ 100
Total US$ 1525

LAS FATURACIONES EFECTUADAS HAN SIDO DE UN PROMEDIO DE

12,000 pesos, es decir 890 US$.

COMPARACION REALIDAD / FACTURADO

El promedio real: RD$ 20740 = US$ 1525 El promedio facturado: RD$ 12000 = US$ 890 La diferencia es entonces de US$ 1525 - 890 = 635 mensual

IV- RESUMEN FACTURACIONES REALIZADAS

3.1 Detalle Facturaciones FUNREDES a REDID (los gastos administrativos estan incluidos en lo rutinario)

Conceptos TOTAL RutinarioNo rutinario Prestamos
Factura 1 convenio #1 (mayo y junio 95) detalle: Arquitectura y organizacion 2 convenios Curso y seleccion pasantes INTEC Mantenimiento de la RED No rutinario Operacion inicial no rutinaria 34502.50 14027.50 10205.50 3070.00 7200.00
Factura 2 Convenio 1 (Julio 95) detalle: Operacion rutinaria Formacion suplementaria 15513.50 14315.00 1200.00
Factura 3 convenio 1 (Agosto Septiembre detalle: Operacion rutinaria Indemnizacion segundo pasante PASCI 1995 + PASCI) 25213.08 19213.08 6000.00
Factura 4 Convenio 1 (Octubre 95) detalle :Operacion rutinaria 13048.00 13048.00
Facturacion Prestamos a REDID (Noviembre 95) detalle: 1/2 Salario Pablo Nunez Oct./Nov. 1/3 Costo Mensajero Noviembre Visa Venezuela ESLARED Pablo Nunez 7895.00 6000.00 1450.00 405.00
Operacion cobro de cuotas Factura Convenio cuotas 1 3037.50 Factura Convenio cuotas 2 5400.00
pendientes no incluidos: Facturacion Convenio 1 Noviembre Facturacion Cuotas3 525 Otros AVANCES
TOTAL Por concepto:  
OPERACION Julio-Octubre 46576.08
Operaciones No rutinarias 35703.00
15% CUOTAS 8437.50
PRESTAMOS TESORERIA 13855.00
TOTAL FACTURADO 104027.08

CONCLUSION: PROMEDIO PARA CALCULO COSTOS MENSUALES:

calculo para el periodo JULIO y OCTUBRE (se excluye Junio)

promedio mensual facturado por la operacion rutinaria RD$ 11644.02
promedio mensual facturado por la operacion normal RD$ 11944.02
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